Er møter arbeidsplassens største tidstyv?

– Hvilke møter er bra, og for hvem?

Da møteforsker Viktoria Stray nylig gjennomførte en undersøkelse blant 300 ansatte i en bedrift fant hun ut at i snitt halvparten av tiden til de ansatte ble brukt i møter. Undersøkelsen ble gjort i samarbeid med SINTEF.

Stray er førsteamanuensis ved Institutt for informatikk og regnes som Norges ledende ekspert på møter. 

Stray forteller at alle de som svarte på undersøkelsen oppgav at de ønsket mer sammenhengende tid til å jobbe, uavhengig av mengden møter.

– Mange var veldig frustrert over en fragmentert arbeidsdag og at de ikke får nok tid til å sette seg ned med oppgaver som krever lengre konsentrasjon, forteller hun.

En annen studie fra USA viser at det er en sammenheng mellom opplevelsen av møter som en tidstyv, emosjonell utbrenthet og et ønske om å slutte.

– Det er ikke sånn at jeg vil avskaffe møter, jeg vil bare at folk skal ha bedre møter, sier Stray.

– Man må finne balansen mellom de gode og viktige møtene, og det å finne tid til å sette seg ned å konsentrere seg og få gjort ting.

Viktoria Stray, Institutt for informatikk

Hun forteller videre at alle har et behov for å koordinere seg med dem de skal samarbeide med. Spørsmålet er heller hvordan man skal koordinere seg, og samtidig ha tid til å jobbe uforstyrret. Det er mange måter å samarbeide på. Det Stray har forsket mest på kalles for «smidig lagarbeid» – eller «agile teamwork».

Stray fortellere videre at i smidig lagarbeid er det vanlig å starte dagen med stående møter.

– Det er meningen at disse møtene skal være korte, men mange opplever at de varer litt for lenge. I tillegg kan daglige møter oppleves som litt for ofte for mange, sier hun.

Kaster bort nesten en time hver dag

– Det finnes ingen eksakt fasit på hvor mange møter som er riktig. Ulike folk og bedrifter har ulike behov, sier Stray.

Likevel viser en av undersøkelsene hun nylig har gjennomført at så mye som halvparten av de ansattes tid ble brukt i møter. Denne undersøkelsen er gjort i én bedrift, og 300 av de ansatte ble spurt.

– De ansatte svarte at de i snitt har tre timer med planlagte møter per dag, i tillegg til at det ofte var en time som gikk med til uplanlagte møter, sier Stray.

Stray forteller videre at hun undersøkte hvor mye av den totale møtetiden de ansatte følte var nyttig eller unyttig.

– De ansatte svarer i snitt at 28,2 prosent av tiden de bruker i et planlagt møte er bortkastet. Hvis møtet varer i én time tilsvarer dette 17 minutter, forklarer hun.

Med mange møter vil det si at de ansatte kaster bort omtrent 50 minutter hver arbeidsdag. I tillegg gjør hyppige avbrytelser at den resterende tiden ikke blir like effektiv.

– Hvis det for eksempel er to timer faste møter per dag så virker kanskje ikke det så mye av åtte arbeidstimer, men hvis møtene er halvtimesmøter så fragmenterer de mye av dagen likevel, sier Stray.

Ifølge en annen forskningsartikkel kan en avbrytelse «koste» så mye som femten minutter ekstra før fokuset er tilbake der det var.

– Så mye tid som føles bortkastet hver dag er ikke bra, også med tanke på hvor travle folk føler seg. Kanskje folk ville blitt mindre utbrent hvis de fikk bruke tiden til noe som føles mer meningsfylt, som trening, eller rett og slett få jobbet konsentrert slik at du får gjort det du skal i løpet av arbeidsdagen, sier Stray.

Hvorfor har vi møter?

– Hvorfor er det så vanlig å ha mye møter hvis mange opplever det som bortkastet?

– Det føles ofte som en enkel løsning å kalle inn til et møte, sier hun.

Stray mener enkelte møter kunne vært løst på andre måter og at det generelt er vanlig å invitere for mange, samt å ikke ha en agenda som viser hva som er målet med møtet.

Noen resultater kan tyde på at møte-tilfredshet er en indikator på arbeidstilfredshet. Gode møter er også viktig for godt lagarbeid og prosjektstyring. Møter kan også bidra til at gruppen når de målene de har satt seg, det er sosialt, bidrar til å løse problemer – så gode møter er altså ikke bortkastet tid.

Arbeidslivs-FOMO og FODO gjør at folk går på flere møter enn de bør

– Hvis det oppleves som bortkastet, hvorfor går folk på møter likevel?

– Ofte er det nok fordi det er litt vanskelig å si nei, mener Stray.

Ansatte kan være redde for å skuffe den som kaller inn (fear of dissappointing others – FODO). Og så kan de være redd for å gå glipp av informasjon (Fear of missing out – FOMO).

– Mange takker ja fordi de fikk en invitasjon, men egentlig burde de tenke: Hvorfor skal jeg være her?

– Hvordan kan vi bli flinkere til å si nei til møter vi ikke trenger å gå på?

– Det er ofte en kulturendring som må til, for mange tenker at andre blir fornærmet hvis de ikke går på møtet, men det går an å snu på det og tenke at vi jobber med å ikke være for mange deltakere i våre interne møter. Man kan også bli flinkere til å indikere at deltakelse på enkelte møter er frivillig. Det er en funksjon for dette i outlook, sier Stray.

Stray legger til et siste råd, som hun mener er vanskelig å gjennomføre på fysiske møter:

– Egentlig bør man gå fra møter hvor man innser at man ikke trenger å være, men dette kan være vanskeligere enn å ikke møte opp eller takke nei, sier Stray. På digitale møter er det ikke uvanlig at folk sitter med avskrudd kamera og gjør andre ting. Det føles ofte mindre frekt enn å faktisk gå.

Videre mener hun at bedriften bør ha en kultur for at alle ikke skal trenge å gå på alle møter.

– Når undersøkelser og forskning viser at de beste møtene har få deltakere er det noe å tenke på, sier hun. Man kan også bli flinkere til å tenke gjennom hva som kan tas på telefon og epost. Kanskje kan man ha et felles mål om at alle skal si nei til ti prosent av møteinnkallelsene, for eksempel. Da må man tenke nøyere gjennom hva man skal prioritere.

– Hvis agendaen er en kopi fra forrige møte trenger man den ikke

Stray forteller at det er veldig mange møter som forløper på følgende måte: De ansatte svarer på hva de har gjort, og hva de skal gjøre samt hvilke utfordringer de har. Til sist er det gjerne noen ekstra orienteringspunkter fra sjefen. Stray forteller at det ofte kan være mangel på engasjement i slike møter.

– Folk følger ikke med på hva de andre sier. De planlegger hva de selv skal si, forklarer hun.

Stray foreslår at det kan finnes andre måter å få slike statusoppdateringer på:

– Kanskje man kan ha et levende dokument som alle fyller inn, og så kan man heller bruke møtet til å se om det er noe man bør snakke om i fellesskap.

Bedre møter med færre deltakere

I et godt møte er alle engasjerte og hjelper hverandre, ifølge Stray. Hvordan oppnå dette?

– Når jeg spør folk om hvor mange personer som deltar i møtene som oppleves som gode, er svaret to til tre, maks seks personer, sier hun.

For faste status-møter mener hun at det kan være en fordel å bytte på hvem som er møteleder, samt å teste ulike tidspunkter og måter å ha møtet på for å finne noe som passer gruppa.

– Hvis møtet alltid har vart i to timer, kanskje man skal teste å ha det i én time, eller endre agendaen? Hvis man gjenbruker agendaen fra forrige møte er det egentlig ikke noe stort poeng i å ha en agenda, sier Stray.

– I tillegg bør alle si noe tidlig i møtet. På den måten får alle eierskap til møtet, mener hun.

Møtet bør ikke avbryte annet arbeid

– Når på dagen bør et møte være?

– Mange møter starter typisk tirsdag klokken ti, men dette kan også være det beste tidspunktet å konsentrere seg på. For noen vil det kanskje være bedre å ha møte fredag klokken to, når de kanskje ikke er så produktive uansett?

Hun legger til at for noen vil det også kunne være omvendt dersom fredag er en dag hvor de får gjort ferdig mye før helgen. Det viktigste er imidlertid ikke tidspunktet, men å sørge for at møtene avbryter arbeidsdagen minst mulig.

– Legg faste møter til tidspunkter hvor de ikke avbryter arbeidet, for eksempel tett på et annet møte, før eller etter lunsj. Kanskje er det bedre å samle opp møtene til faste møtedager hvor man kanskje ikke får gjort så mye annet, og sørge for å ha noen dager hvor man kan konsentrere seg.

Dersom møtene legges på faste dager, er det viktig å sette av tid til pauser.

– Det er ikke sånn at jeg vil avskaffe møter, jeg vil bare at folk skal ha bedre møter

Viktoria Stray

Overraskende resultater om uplanlagte møter

I undersøkelsen fant Stray ut at uplanlagte møter egentlig fungerer bedre for en del oppgaver fordi de ofte er mer fokuserte. De ansatte i undersøkelsen oppgav også at det var mindre tid, ti prosent, som var bortkastet i denne typen møter. Hun fant også at denne typen møter hadde kortere varighet. Likevel rapporterer de fleste at de brukte mest tid i planlagte møter.

Møte-mote: Mandags-mål og fredags-seire

Tidligere var det «in» å ha daglige møter, men Stray forteller at det har blitt en trend å redusere dette til to ganger i uken og heller ha mandags-mål og fredags-seiere.

– Nå er det blitt veldig populært med «Monday commitments». Det betyr at man har et møte hver mandag, hvor laget bestemmer det de vil oppnå for uka. Så har man «Friday wins» på fredag og feirer det man har fått til, forklarer hun.

Har også sett på hybridmøter

Etter koronapandemien har det blitt større aksept for at arbeidstakere jobber hjemme. Undersøkelser viser at mange arbeidstakere ser på dette som en fordel, men møter kan være en utfordring.

– Det jeg synes er litt morsomt er at halvparten svarer at de vil være hjemme hvis det er hybride møter, og halvparten svarer at de vil være på kontoret.

Hun legger til at selv om digital møtedeltakelse gjør at det er mulig å ha møter veldig tett på hverandre er det viktig å kunne ta pauser.

– Det er noen som liker godt å kunne multi-taske, og det er enklere når du deltar digitalt i hybride møter, for da er du med på møtet, men får kanskje gjort litt husarbeid. Men det kan tenkes at de møtene der du deltar på den måten er møter du ikke burde ha vært på i utgangspunktet, sier Stray.

Til sist legger Stray til at det er viktig å koordinere seg, men man trenger ikke å ha møtet for møtets skyld.

– Man må finne balansen mellom de gode og viktige møtene, og det å sette seg ned å konsentrere seg og få gjort ting, avslutter hun.

Les forskningen her:

Viktoria Stray, Nils Brede Moe, og Dag IK Sjoberg. "Daily stand-up meetings: start breaking the rules." IEEE Software 37.3 (2018): 70-77.

Viktoria Stray og Nils Brede Moe, "Understanding coordination in global software engineering: A mixed-methods study on the use of meetings and Slack." Journal of Systems and Software 170 (2020): 110717.

S.T.Iqbal og E. Horvitz, Disruption and recovery of computing tasks: field study, analysis, and directions”, Proceedings of the SIGCHI conference on Human factors In computing systems, 2007.

L.R. Shanock, J.A. Allen, A.M. Dunn, B.E. Baran, C.W. Scott, og S.G. Rogelberg, Less acting, more doing: How surface acting relates to perceived meeting effectiveness and other employee outcomes”, Journal of Occupational and organizational Psychology, 2013